Para conocer sobre el comportamiento de el sector y actib¿vidad económica escogidas se recomienda revisar el documento : Comportamiento empresarial de bogotá, 2007
http://camara.ccb.org.co/documentos/2927_observatorio_economico_29.pdf
viernes, 27 de enero de 2012
Actividad Ecónómica
Una Actividad ecónomica hace referencia a un conjunto de acciones desarrolladas por una organización o unidad productiva, cuyo resultado es un conjunto de productos.
En el siguiente link encontrará un documento de las naciones unidas, donde se describe el concepto, principios generales y sistema de clasificación de las actividades ecónomicas productivas:
Para aclarar el concepto y pincipios básicos puede hacer lectura desde la pagina 4 al 6; sin embargo es recomendable que revise todo el documento para entender todo el sistema de clasificación de las actividades económicas.
Visite el siguiente enlace:
http://www.dane.gov.co/files/correlativas/CIIU_rev_3_1_parI.pdf
Dirijase al apartado 1.2 del documento "Clasificación Industrial Uniforme de todas las actividades económicas- Revisión 3.1 adaptada para Colombia ",allí encontrará información sintetizada y resumida que le permitirá entender a que hace referencia el termino ACTIVIDAD ECONÖMICA y su relación con el concepto organización, desarrollado en la entrada 1 de este blog.
El siguiente link lo llevará al documento: "Cómo clasificar correctamente su negocio y no fracasar en el intento", emitido por la cámara de comercio de Bogotá el cual contiene información sobre cómo clasificar una organización en una actividad ecónomica determinada, teniendo en cuenta su actividad mercantil y la Clasificación Industrial Internacional Uniforme de todas las actividades económicas (Código CIIU). Leyendo este documento encontrará ejemplos de cómo clasificar una organización dentro de una actividad ecónomica y le permitira aclarar aún más su concepto y caracteristicas.
En el siguiente link encontrará un documento de las naciones unidas, donde se describe el concepto, principios generales y sistema de clasificación de las actividades ecónomicas productivas:
http://unstats.un.org/unsd/publication/seriesM/seriesm_4rev3_1s.pdf
Para aclarar el concepto y pincipios básicos puede hacer lectura desde la pagina 4 al 6; sin embargo es recomendable que revise todo el documento para entender todo el sistema de clasificación de las actividades económicas.
Visite el siguiente enlace:
http://www.dane.gov.co/files/correlativas/CIIU_rev_3_1_parI.pdf
Dirijase al apartado 1.2 del documento "Clasificación Industrial Uniforme de todas las actividades económicas- Revisión 3.1 adaptada para Colombia ",allí encontrará información sintetizada y resumida que le permitirá entender a que hace referencia el termino ACTIVIDAD ECONÖMICA y su relación con el concepto organización, desarrollado en la entrada 1 de este blog.
El siguiente link lo llevará al documento: "Cómo clasificar correctamente su negocio y no fracasar en el intento", emitido por la cámara de comercio de Bogotá el cual contiene información sobre cómo clasificar una organización en una actividad ecónomica determinada, teniendo en cuenta su actividad mercantil y la Clasificación Industrial Internacional Uniforme de todas las actividades económicas (Código CIIU). Leyendo este documento encontrará ejemplos de cómo clasificar una organización dentro de una actividad ecónomica y le permitira aclarar aún más su concepto y caracteristicas.
viernes, 30 de julio de 2010
DIAGRAMAS DE FLUJO - FLOWCHART
Los diagramas de flujo permiten identificar de manera grafica los procesos de una organización, ve al siguiente enlace para conocer que es un diagrama, cuales son sus simbolos y como se elabora:
ENFOQUE POR PROCESOS
En esteenlace podrá consultar el documento: ISO/TC 176/SC 2/N 544R2 sobre “Enfoque basado en procesos.
http://www.icontec.org/BancoMedios/Documentos%20PDF/procesos.pdf
http://www.icontec.org/BancoMedios/Documentos%20PDF/procesos.pdf
domingo, 22 de junio de 2008
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
En el siguiente link encontrara un ejemplo de formato de tabla de retención documental
http://www.archivogeneral.gov.co/files/nar/TRD/TRD(Formato)OK.pdf
En los siguientes enlaces podra encontrar información sobre softwares para la gestión documental
http://www.docuware.com/main.asp?sig=pro_mod_wcl&lan=es&loc=es
http://www.knowledgetree.com/products/knowledgetree_features
DocMGR - http://wiki.docmgr.org/index.php/DocMGR
MyDMS - http://dms.markuswestphal.de/about.html
http://www.archivosygestion.com/
http://www.foros-it.com/sts/banner-html/banner.htm
http://www.archivogeneral.gov.co/files/nar/TRD/TRD(Formato)OK.pdf
En los siguientes enlaces podra encontrar información sobre softwares para la gestión documental
http://www.docuware.com/main.asp?sig=pro_mod_wcl&lan=es&loc=es
http://www.knowledgetree.com/products/knowledgetree_features
DocMGR - http://wiki.docmgr.org/index.php/DocMGR
MyDMS - http://dms.markuswestphal.de/about.html
http://www.archivosygestion.com/
http://www.foros-it.com/sts/banner-html/banner.htm
lunes, 26 de mayo de 2008
RESULTADO DE APRENDIZAJE 7
A continuación se presenta un artículo, donde se encuentra la forma en que se gestiona la documentación en una organización específica (LSO), teniendo en cuenta las directrices de la ISO-10013.
Norma IS0-10013
La documentación de Sistemas de Gestión de la Calidad
Jorge Bravo
ISO-TC-176 member
jbravo@eso.org
amp-calidad@amp-group.cl
i.- Importancia de la documentación
El sistema de documentación permite describir cómo opera la organización. La estructura de los documentos debe ser estándar, coherente, comprensible, aplicable y trazable desde el punto de vista funcional. Un sistema de este tipo permite, entre otros aspectos, correlacionar las actividades entre grupos de personas (departamentos), entrenar a los profesionales y proporcionar una base de marco lógico para evaluar la efectividad de las operaciones.
La documentación demuestra la eficacia de la planificación, operaciones, control y mejora continua del sistema de gestión de la calidad y sus procesos.
ii.- ISO-9001:2000 y la norma de apoyo ISO-10013 (documentación)
Una de las principales ventajas que ofrece la serie de normas ISO-9000:2000 es la estandarización y la flexibilidad en la forma de seleccionar los documentos del sistema de gestión de la calidad (SGC).
La norma ISO-10013 es un documento que entrega directrices para elaborar, controlar y mejorar documentos en los sistemas ISO-9001:2000, OHSAS-18001 e ISO-14001.
La extensión de la documentación del SGC puede diferir de una organización a otra, puesto que la complejidad de los procesos puede ser distinta en cada caso y sus interacciones también.
El gerenciamiento de la documentación está íntimamente ligado con la competencia de los miembros de la organización. En nuestro caso, los documentos del sistema son principalmente elaborados en el idioma inglés y tienen un alto nivel de especificidad (servicios para la astronomía).
iii.- Documentación tradicional de LSO y su relación con ISO-10013
LSO tiene trazabilidad en la generación y uso eficiente de la documentación. No obstante, se ha detectado falta de estandarización en algunos casos. La norma ISO-10013 permite resolver esta situación. Para ello se están considerando los referentes LSO y se está haciendo un up-grade a ISO-10013 ("no se está inventando la pólvora").
iv.- Documentos más importantes en un sistema ISO-9001:2000
En un SGC se deben establecer 5 tipos de documentos (mínimos) requeridos por la norma:
1.- Política y Objetivos de calidad
2.- Manual de calidad
3.- Procedimientos documentados de los 6 requerimientos establecidos en ISO-9001:2000
Control de documentos (ej. Control de versiones CMM).
Control de registros (que hacemos con los registros?)
Control de producto(servicio) no conforme (que hacemos cuando las cosas no resultan?, action points por ejemplo)
Auditorias internas de calidad
Acciones correctivas
Acciones preventivas
4.- Los documentos necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de los procesos, son por ejemplo:
Procedimientos operativos documentados (los más importantes)
Planes de control (cuales en LSO?)
Flujogramas (procesos principales)
Instrucciones de trabajo (las más importantes)
Secuencias fotográficas (por ejemplo, aspectos de seguridad y ambiente)
Otros: la organización decide.
Enviado por e-mail a lso-users@eso.org el día 08 de julio, 2003. 2
5.- Los registros requeridos por la norma, son por ejemplo:
Revisiones por la dirección (el documento, ref. cláusula 5.6.1)
Educación, formación, habilidades y experiencia (ej. el plan de capacitación (lo estamos haciendo, julio 2003), ref. 6.2.2 e).
Elementos de entrada para el diseño y desarrollo (ref. 7.3.2)
Resultados de auditorias internas de calidad (los informes, ref. 8.2.2)
Planes de mejoramiento continuo (aún no los tenemos formalmente, ref. 8.5).
Control de gestión (ej. evolución de los indicadores de gestión (ref. 8.2).
Otros: la organización decide.
6.- Los procedimientos para el control de documentos deben incluir la descripción de actividades para:
Aprobar documentos.
Revisar y actualizar los documentos y aprobarlos nuevamente
Identificar cambios y el estado de revisión
Asegurarse que se encuentran disponibles en los puntos de uso (lista de distribución).
Asegurarse que permanecen legibles y fácilmente identificables.
Prevenir el uso de documentos obsoletos.
Estos aspectos podrían quedar expresados en un único procedimiento, el cual sería la representación de cómo opera CMM y sus vínculos con REMEDY (proceso general (Visio) y procedimiento detallado).
Identificar los documentos de origen externo y el control de su distribución.
En este caso, deberá establecerse un procedimiento distinto.
En todos los casos, debe utilizarse el template de procedimiento que está siendo perfeccionado por los profesionales de software de LSO (julio, 07 de 2003).
El desarrollo de los procedimientos es función de los jefes de departamento (trabajando coordinadamente con los miembros de la unidad) y la gestión electrónica de cambios de versiones (CMM) estará a cargo de document officers autorizados (así como ha ocurrido hasta hoy en LSO).
No obstante lo anterior, los jefes y los document officers deben manejar conceptos estandarizados en la elaboración de un procedimiento y en la gestión de CMM, respectivamente.
La documentación del SGC puede estar en cualquier medio: papel y/o electrónico. Como ustedes saben, es más fácil en el computador. En algunos casos, la organización decidirá incorporar ciertas variaciones, siempre y cuando todos sepan de que se trata.
IMPORTANTE: El sistema de documentación tiene asignado un ítem en REMEDY (bajo project). Los templates se irán cargando a medida que evoluciona el proyecto LSO/ISO-9001:2000.
Enviado por e-mail a lso-users@eso.org el día 08 de julio, 2003. 3
Primero: templates de procesos (ref. Visio 2000) y procedimientos (hablamos de julio del 2003).
Los procedimientos se irán derivando a partir del análisis de los procesos. En eso estamos (julio/agosto, 2003).
Figura 1: Jerarquía típica de la documentación ISO-9001:2000 acorde a ISO-10013 Contenido de la pirámide A: Describe el sistema de gestión de los objetivos de la calidad establecidos. B: Describe los procesos y actividades Interrelacionados requeridos para implementar el sistema de gestión de la Calidad y operaciones. C: Consta de documentos de trabajo Detallados, propios de LSO. Manual de la calidad (Nivel A) Procedimientos del sistema de gestión de la calidad (Nivel B) Instrucciones de trabajo y otros documentos para el sistema de gestión de la calidad (Nivel C) NOTA 1 El número de niveles puede ajustarse a las necesidades de la organización. NOTA 2 Los formularios pueden aplicarse a todos los niveles de la jerarquía. la calidad de acuerdo con la política y
Enviado por e-mail a lso-users@eso.org el día 08 de julio, 2003. 4
Visite el siguiente link, donde tambien encontrará directrices que le ayudaran a tomar decisiones sobre la documentación que debe tener su sistema de gestión.
http://www.icontec.org/BancoMedios/Imagenes/documentación.pdf
Norma IS0-10013
La documentación de Sistemas de Gestión de la Calidad
Jorge Bravo
ISO-TC-176 member
jbravo@eso.org
amp-calidad@amp-group.cl
i.- Importancia de la documentación
El sistema de documentación permite describir cómo opera la organización. La estructura de los documentos debe ser estándar, coherente, comprensible, aplicable y trazable desde el punto de vista funcional. Un sistema de este tipo permite, entre otros aspectos, correlacionar las actividades entre grupos de personas (departamentos), entrenar a los profesionales y proporcionar una base de marco lógico para evaluar la efectividad de las operaciones.
La documentación demuestra la eficacia de la planificación, operaciones, control y mejora continua del sistema de gestión de la calidad y sus procesos.
ii.- ISO-9001:2000 y la norma de apoyo ISO-10013 (documentación)
Una de las principales ventajas que ofrece la serie de normas ISO-9000:2000 es la estandarización y la flexibilidad en la forma de seleccionar los documentos del sistema de gestión de la calidad (SGC).
La norma ISO-10013 es un documento que entrega directrices para elaborar, controlar y mejorar documentos en los sistemas ISO-9001:2000, OHSAS-18001 e ISO-14001.
La extensión de la documentación del SGC puede diferir de una organización a otra, puesto que la complejidad de los procesos puede ser distinta en cada caso y sus interacciones también.
El gerenciamiento de la documentación está íntimamente ligado con la competencia de los miembros de la organización. En nuestro caso, los documentos del sistema son principalmente elaborados en el idioma inglés y tienen un alto nivel de especificidad (servicios para la astronomía).
iii.- Documentación tradicional de LSO y su relación con ISO-10013
LSO tiene trazabilidad en la generación y uso eficiente de la documentación. No obstante, se ha detectado falta de estandarización en algunos casos. La norma ISO-10013 permite resolver esta situación. Para ello se están considerando los referentes LSO y se está haciendo un up-grade a ISO-10013 ("no se está inventando la pólvora").
iv.- Documentos más importantes en un sistema ISO-9001:2000
En un SGC se deben establecer 5 tipos de documentos (mínimos) requeridos por la norma:
1.- Política y Objetivos de calidad
2.- Manual de calidad
3.- Procedimientos documentados de los 6 requerimientos establecidos en ISO-9001:2000
Control de documentos (ej. Control de versiones CMM).
Control de registros (que hacemos con los registros?)
Control de producto(servicio) no conforme (que hacemos cuando las cosas no resultan?, action points por ejemplo)
Auditorias internas de calidad
Acciones correctivas
Acciones preventivas
4.- Los documentos necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de los procesos, son por ejemplo:
Procedimientos operativos documentados (los más importantes)
Planes de control (cuales en LSO?)
Flujogramas (procesos principales)
Instrucciones de trabajo (las más importantes)
Secuencias fotográficas (por ejemplo, aspectos de seguridad y ambiente)
Otros: la organización decide.
Enviado por e-mail a lso-users@eso.org el día 08 de julio, 2003. 2
5.- Los registros requeridos por la norma, son por ejemplo:
Revisiones por la dirección (el documento, ref. cláusula 5.6.1)
Educación, formación, habilidades y experiencia (ej. el plan de capacitación (lo estamos haciendo, julio 2003), ref. 6.2.2 e).
Elementos de entrada para el diseño y desarrollo (ref. 7.3.2)
Resultados de auditorias internas de calidad (los informes, ref. 8.2.2)
Planes de mejoramiento continuo (aún no los tenemos formalmente, ref. 8.5).
Control de gestión (ej. evolución de los indicadores de gestión (ref. 8.2).
Otros: la organización decide.
6.- Los procedimientos para el control de documentos deben incluir la descripción de actividades para:
Aprobar documentos.
Revisar y actualizar los documentos y aprobarlos nuevamente
Identificar cambios y el estado de revisión
Asegurarse que se encuentran disponibles en los puntos de uso (lista de distribución).
Asegurarse que permanecen legibles y fácilmente identificables.
Prevenir el uso de documentos obsoletos.
Estos aspectos podrían quedar expresados en un único procedimiento, el cual sería la representación de cómo opera CMM y sus vínculos con REMEDY (proceso general (Visio) y procedimiento detallado).
Identificar los documentos de origen externo y el control de su distribución.
En este caso, deberá establecerse un procedimiento distinto.
En todos los casos, debe utilizarse el template de procedimiento que está siendo perfeccionado por los profesionales de software de LSO (julio, 07 de 2003).
El desarrollo de los procedimientos es función de los jefes de departamento (trabajando coordinadamente con los miembros de la unidad) y la gestión electrónica de cambios de versiones (CMM) estará a cargo de document officers autorizados (así como ha ocurrido hasta hoy en LSO).
No obstante lo anterior, los jefes y los document officers deben manejar conceptos estandarizados en la elaboración de un procedimiento y en la gestión de CMM, respectivamente.
La documentación del SGC puede estar en cualquier medio: papel y/o electrónico. Como ustedes saben, es más fácil en el computador. En algunos casos, la organización decidirá incorporar ciertas variaciones, siempre y cuando todos sepan de que se trata.
IMPORTANTE: El sistema de documentación tiene asignado un ítem en REMEDY (bajo project). Los templates se irán cargando a medida que evoluciona el proyecto LSO/ISO-9001:2000.
Enviado por e-mail a lso-users@eso.org el día 08 de julio, 2003. 3
Primero: templates de procesos (ref. Visio 2000) y procedimientos (hablamos de julio del 2003).
Los procedimientos se irán derivando a partir del análisis de los procesos. En eso estamos (julio/agosto, 2003).
Figura 1: Jerarquía típica de la documentación ISO-9001:2000 acorde a ISO-10013 Contenido de la pirámide A: Describe el sistema de gestión de los objetivos de la calidad establecidos. B: Describe los procesos y actividades Interrelacionados requeridos para implementar el sistema de gestión de la Calidad y operaciones. C: Consta de documentos de trabajo Detallados, propios de LSO. Manual de la calidad (Nivel A) Procedimientos del sistema de gestión de la calidad (Nivel B) Instrucciones de trabajo y otros documentos para el sistema de gestión de la calidad (Nivel C) NOTA 1 El número de niveles puede ajustarse a las necesidades de la organización. NOTA 2 Los formularios pueden aplicarse a todos los niveles de la jerarquía. la calidad de acuerdo con la política y
Enviado por e-mail a lso-users@eso.org el día 08 de julio, 2003. 4
Visite el siguiente link, donde tambien encontrará directrices que le ayudaran a tomar decisiones sobre la documentación que debe tener su sistema de gestión.
http://www.icontec.org/BancoMedios/Imagenes/documentación.pdf
martes, 20 de mayo de 2008
CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS
EL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos de una organización no deben ser considerados como simples papeles que contienen una información mas o menos valiosa, de hecho ya hemos comentado que el papel es simplemente el medio de soporte, independientemente del medio donde se encuentren los documentos hay que considerarlos como documentos vivos de la empresa.
Los documentos son tan vivos que tienen su ciclo de vida comparable a la de un ser humano, revisemos un poco el ciclo de vida de una persona: normalmente se ha dicho que esta compuesto por cuatro fases nacimiento, crecimiento, reproducción y muerte.
Pero muchos científicos nos han demostrado que desde antes de nacimiento ya hay vida, a continuación se muestran algunas etapas adicionales a la del ciclo de vida tradicional:
seducción
concepción
Gestación
Nacimiento
Crecimiento
Madurez
Vejez
Muerte
Estas 8 etapas son comparables con el ciclo de vida de un documento:
Los documentos deben pasar por una etapa de seducción: Antes de elaborar un documento es necesario convencer a los responsables del proceso y de controlar la documentación de la necesidad de crear ese documento, durante esta fase los interesados analizan la conveniencia del documento para la organización, entonces la aprobación para realizarlo depende de su capacidad de seducción.
Una vez se aprueba la creación del documento (concepción), este entra en la etapa de gestación, es decir la elaboración de borradores que permanente necesitan de correcciones y ajustes, como cuando un bebe se encuentra en esta etapa del desarrollo, continuamente se están haciendo ajustes al feto hasta que esta listo para nacer, igual le pasa al documento después de tanta corrección y borrador al final se llega ala versión esperada y se aprueba si el documento es técnicamente correcto, es decir nace, entra en vigencia.
Después del nacimiento debe empezar a ser reconocido por todos en la organización, es decir empieza la etapa de crecimiento, hasta que finalmente esta totalmente implementado. Una vez el documento es conocido y usado empiezan las actualizaciones para ajustarse a la realidad, como cuando un persona entra en la etapa de la madurez, empieza a actualizarse en diferentes temas de interés para su vida personal y laboral, pero así como en la vida de los humanos, llega un momento en que por mas que se quiera no se puede actualizar porque físicamente empiezan a aparecer impedimentos, igual le pasa al documento, llega un momento en que no puede recibir más actualizaciones, se desactualiza, envejece, ya no es capaz de responder a grandes cambios en los procesos o en la tecnología y finalmente se vuelve obsoleto.
Al documento obsoleto no le queda otro camino que esperar su destrucción, es decir la muerte, como para los humanos este proceso varía de una persona a otra, para los documentos también, algunos se destruyen más rápido que otros.
Con la obsolescencia de un documento surge la necesidad de crear uno nuevo que responda a las necesidades actuales y es ahí donde empieza nuevamente el ciclo.
En conclusión los documenntos son elaborados, aprobados por una persona autorizada, revisados periódicamente y, cuando no son vigentes, se destruyen y substituyen por otros.
Los documentos "evolucionan" a medida que se van incorporando modificaciones para un mejor funcionamiento de la organización y ello es una de las claves de la mejora continua de la los sistemas de gestión. Por este motivo es fundamental "mantener al día'' la documentación.
Sí, por ejemplo, se establecieran una serie de prácticas a nivel de producto, gestión ambiental o seguridad y salud ocupacional, pero los empleados siguieran usando los documentos antiguos, los resultados no cambiarían de forma significativa para bien, pero seguramente si para mal. Esto es precisamente lo que se pretende evitar cuando las s normas que regulan los sistemas de gestión exigen requisitos frente al control de la documentación. Este requisito es uno de los más temidos en el modelo ISO 9001 ya que suele generar una gran cantidad de trabajo administrativo y burocrático. Además, a la hora de la certificación suele provocar un buen número de no conformidades. Es
imprescindible prohibir el uso de "fotocopias no autorizadas" de cualquier documento del Sistema de gestión.
Un primer paso para satisfacer este requisito consiste en elaborar una pirámide documental, que establece la relación jerárquica entre los diferentes documentos. Así, cuando un documento (por ejemplo un capítulo del Manual) sufre una modificación es fácil detectar los documentos de orden inferior (procedimientos, instrucciones) que deberán adaptarse.
También debería elaborarse una lista de distribución de documentos. De este modo se
proporcionan las versiones actualizadas a las personas estrictamente necesarias y se retiran a la vez los documentos obsoletos9.
Es absolutamente recomendable utilizar aplicaciones informáticas que simplifiquen la realización de estas tareas rutinarias del control de la documentación (aprobación, edición, distribución, retirada de documentos obsoletos, etc.).
También es importante tener un procedimiento documentado que especifique como se van a llevar estos controles en la organización.
retirada de documentos obsoletos, etc.).
Los documentos de una organización no deben ser considerados como simples papeles que contienen una información mas o menos valiosa, de hecho ya hemos comentado que el papel es simplemente el medio de soporte, independientemente del medio donde se encuentren los documentos hay que considerarlos como documentos vivos de la empresa.
Los documentos son tan vivos que tienen su ciclo de vida comparable a la de un ser humano, revisemos un poco el ciclo de vida de una persona: normalmente se ha dicho que esta compuesto por cuatro fases nacimiento, crecimiento, reproducción y muerte.
Pero muchos científicos nos han demostrado que desde antes de nacimiento ya hay vida, a continuación se muestran algunas etapas adicionales a la del ciclo de vida tradicional:
seducción
concepción
Gestación
Nacimiento
Crecimiento
Madurez
Vejez
Muerte
Estas 8 etapas son comparables con el ciclo de vida de un documento:
Los documentos deben pasar por una etapa de seducción: Antes de elaborar un documento es necesario convencer a los responsables del proceso y de controlar la documentación de la necesidad de crear ese documento, durante esta fase los interesados analizan la conveniencia del documento para la organización, entonces la aprobación para realizarlo depende de su capacidad de seducción.
Una vez se aprueba la creación del documento (concepción), este entra en la etapa de gestación, es decir la elaboración de borradores que permanente necesitan de correcciones y ajustes, como cuando un bebe se encuentra en esta etapa del desarrollo, continuamente se están haciendo ajustes al feto hasta que esta listo para nacer, igual le pasa al documento después de tanta corrección y borrador al final se llega ala versión esperada y se aprueba si el documento es técnicamente correcto, es decir nace, entra en vigencia.
Después del nacimiento debe empezar a ser reconocido por todos en la organización, es decir empieza la etapa de crecimiento, hasta que finalmente esta totalmente implementado. Una vez el documento es conocido y usado empiezan las actualizaciones para ajustarse a la realidad, como cuando un persona entra en la etapa de la madurez, empieza a actualizarse en diferentes temas de interés para su vida personal y laboral, pero así como en la vida de los humanos, llega un momento en que por mas que se quiera no se puede actualizar porque físicamente empiezan a aparecer impedimentos, igual le pasa al documento, llega un momento en que no puede recibir más actualizaciones, se desactualiza, envejece, ya no es capaz de responder a grandes cambios en los procesos o en la tecnología y finalmente se vuelve obsoleto.
Al documento obsoleto no le queda otro camino que esperar su destrucción, es decir la muerte, como para los humanos este proceso varía de una persona a otra, para los documentos también, algunos se destruyen más rápido que otros.
Con la obsolescencia de un documento surge la necesidad de crear uno nuevo que responda a las necesidades actuales y es ahí donde empieza nuevamente el ciclo.
En conclusión los documenntos son elaborados, aprobados por una persona autorizada, revisados periódicamente y, cuando no son vigentes, se destruyen y substituyen por otros.
Los documentos "evolucionan" a medida que se van incorporando modificaciones para un mejor funcionamiento de la organización y ello es una de las claves de la mejora continua de la los sistemas de gestión. Por este motivo es fundamental "mantener al día'' la documentación.
Sí, por ejemplo, se establecieran una serie de prácticas a nivel de producto, gestión ambiental o seguridad y salud ocupacional, pero los empleados siguieran usando los documentos antiguos, los resultados no cambiarían de forma significativa para bien, pero seguramente si para mal. Esto es precisamente lo que se pretende evitar cuando las s normas que regulan los sistemas de gestión exigen requisitos frente al control de la documentación. Este requisito es uno de los más temidos en el modelo ISO 9001 ya que suele generar una gran cantidad de trabajo administrativo y burocrático. Además, a la hora de la certificación suele provocar un buen número de no conformidades. Es
imprescindible prohibir el uso de "fotocopias no autorizadas" de cualquier documento del Sistema de gestión.
Un primer paso para satisfacer este requisito consiste en elaborar una pirámide documental, que establece la relación jerárquica entre los diferentes documentos. Así, cuando un documento (por ejemplo un capítulo del Manual) sufre una modificación es fácil detectar los documentos de orden inferior (procedimientos, instrucciones) que deberán adaptarse.
También debería elaborarse una lista de distribución de documentos. De este modo se
proporcionan las versiones actualizadas a las personas estrictamente necesarias y se retiran a la vez los documentos obsoletos9.
Es absolutamente recomendable utilizar aplicaciones informáticas que simplifiquen la realización de estas tareas rutinarias del control de la documentación (aprobación, edición, distribución, retirada de documentos obsoletos, etc.).
También es importante tener un procedimiento documentado que especifique como se van a llevar estos controles en la organización.
retirada de documentos obsoletos, etc.).
Suscribirse a:
Entradas (Atom)