EL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos de una organización no deben ser considerados como simples papeles que contienen una información mas o menos valiosa, de hecho ya hemos comentado que el papel es simplemente el medio de soporte, independientemente del medio donde se encuentren los documentos hay que considerarlos como documentos vivos de la empresa.
Los documentos son tan vivos que tienen su ciclo de vida comparable a la de un ser humano, revisemos un poco el ciclo de vida de una persona: normalmente se ha dicho que esta compuesto por cuatro fases nacimiento, crecimiento, reproducción y muerte.
Pero muchos científicos nos han demostrado que desde antes de nacimiento ya hay vida, a continuación se muestran algunas etapas adicionales a la del ciclo de vida tradicional:
seducción
concepción
Gestación
Nacimiento
Crecimiento
Madurez
Vejez
Muerte
Estas 8 etapas son comparables con el ciclo de vida de un documento:
Los documentos deben pasar por una etapa de seducción: Antes de elaborar un documento es necesario convencer a los responsables del proceso y de controlar la documentación de la necesidad de crear ese documento, durante esta fase los interesados analizan la conveniencia del documento para la organización, entonces la aprobación para realizarlo depende de su capacidad de seducción.
Una vez se aprueba la creación del documento (concepción), este entra en la etapa de gestación, es decir la elaboración de borradores que permanente necesitan de correcciones y ajustes, como cuando un bebe se encuentra en esta etapa del desarrollo, continuamente se están haciendo ajustes al feto hasta que esta listo para nacer, igual le pasa al documento después de tanta corrección y borrador al final se llega ala versión esperada y se aprueba si el documento es técnicamente correcto, es decir nace, entra en vigencia.
Después del nacimiento debe empezar a ser reconocido por todos en la organización, es decir empieza la etapa de crecimiento, hasta que finalmente esta totalmente implementado. Una vez el documento es conocido y usado empiezan las actualizaciones para ajustarse a la realidad, como cuando un persona entra en la etapa de la madurez, empieza a actualizarse en diferentes temas de interés para su vida personal y laboral, pero así como en la vida de los humanos, llega un momento en que por mas que se quiera no se puede actualizar porque físicamente empiezan a aparecer impedimentos, igual le pasa al documento, llega un momento en que no puede recibir más actualizaciones, se desactualiza, envejece, ya no es capaz de responder a grandes cambios en los procesos o en la tecnología y finalmente se vuelve obsoleto.
Al documento obsoleto no le queda otro camino que esperar su destrucción, es decir la muerte, como para los humanos este proceso varía de una persona a otra, para los documentos también, algunos se destruyen más rápido que otros.
Con la obsolescencia de un documento surge la necesidad de crear uno nuevo que responda a las necesidades actuales y es ahí donde empieza nuevamente el ciclo.
En conclusión los documenntos son elaborados, aprobados por una persona autorizada, revisados periódicamente y, cuando no son vigentes, se destruyen y substituyen por otros.
Los documentos "evolucionan" a medida que se van incorporando modificaciones para un mejor funcionamiento de la organización y ello es una de las claves de la mejora continua de la los sistemas de gestión. Por este motivo es fundamental "mantener al día'' la documentación.
Sí, por ejemplo, se establecieran una serie de prácticas a nivel de producto, gestión ambiental o seguridad y salud ocupacional, pero los empleados siguieran usando los documentos antiguos, los resultados no cambiarían de forma significativa para bien, pero seguramente si para mal. Esto es precisamente lo que se pretende evitar cuando las s normas que regulan los sistemas de gestión exigen requisitos frente al control de la documentación. Este requisito es uno de los más temidos en el modelo ISO 9001 ya que suele generar una gran cantidad de trabajo administrativo y burocrático. Además, a la hora de la certificación suele provocar un buen número de no conformidades. Es
imprescindible prohibir el uso de "fotocopias no autorizadas" de cualquier documento del Sistema de gestión.
Un primer paso para satisfacer este requisito consiste en elaborar una pirámide documental, que establece la relación jerárquica entre los diferentes documentos. Así, cuando un documento (por ejemplo un capítulo del Manual) sufre una modificación es fácil detectar los documentos de orden inferior (procedimientos, instrucciones) que deberán adaptarse.
También debería elaborarse una lista de distribución de documentos. De este modo se
proporcionan las versiones actualizadas a las personas estrictamente necesarias y se retiran a la vez los documentos obsoletos9.
Es absolutamente recomendable utilizar aplicaciones informáticas que simplifiquen la realización de estas tareas rutinarias del control de la documentación (aprobación, edición, distribución, retirada de documentos obsoletos, etc.).
También es importante tener un procedimiento documentado que especifique como se van a llevar estos controles en la organización.
retirada de documentos obsoletos, etc.).
Los documentos de una organización no deben ser considerados como simples papeles que contienen una información mas o menos valiosa, de hecho ya hemos comentado que el papel es simplemente el medio de soporte, independientemente del medio donde se encuentren los documentos hay que considerarlos como documentos vivos de la empresa.
Los documentos son tan vivos que tienen su ciclo de vida comparable a la de un ser humano, revisemos un poco el ciclo de vida de una persona: normalmente se ha dicho que esta compuesto por cuatro fases nacimiento, crecimiento, reproducción y muerte.
Pero muchos científicos nos han demostrado que desde antes de nacimiento ya hay vida, a continuación se muestran algunas etapas adicionales a la del ciclo de vida tradicional:
seducción
concepción
Gestación
Nacimiento
Crecimiento
Madurez
Vejez
Muerte
Estas 8 etapas son comparables con el ciclo de vida de un documento:
Los documentos deben pasar por una etapa de seducción: Antes de elaborar un documento es necesario convencer a los responsables del proceso y de controlar la documentación de la necesidad de crear ese documento, durante esta fase los interesados analizan la conveniencia del documento para la organización, entonces la aprobación para realizarlo depende de su capacidad de seducción.
Una vez se aprueba la creación del documento (concepción), este entra en la etapa de gestación, es decir la elaboración de borradores que permanente necesitan de correcciones y ajustes, como cuando un bebe se encuentra en esta etapa del desarrollo, continuamente se están haciendo ajustes al feto hasta que esta listo para nacer, igual le pasa al documento después de tanta corrección y borrador al final se llega ala versión esperada y se aprueba si el documento es técnicamente correcto, es decir nace, entra en vigencia.
Después del nacimiento debe empezar a ser reconocido por todos en la organización, es decir empieza la etapa de crecimiento, hasta que finalmente esta totalmente implementado. Una vez el documento es conocido y usado empiezan las actualizaciones para ajustarse a la realidad, como cuando un persona entra en la etapa de la madurez, empieza a actualizarse en diferentes temas de interés para su vida personal y laboral, pero así como en la vida de los humanos, llega un momento en que por mas que se quiera no se puede actualizar porque físicamente empiezan a aparecer impedimentos, igual le pasa al documento, llega un momento en que no puede recibir más actualizaciones, se desactualiza, envejece, ya no es capaz de responder a grandes cambios en los procesos o en la tecnología y finalmente se vuelve obsoleto.
Al documento obsoleto no le queda otro camino que esperar su destrucción, es decir la muerte, como para los humanos este proceso varía de una persona a otra, para los documentos también, algunos se destruyen más rápido que otros.
Con la obsolescencia de un documento surge la necesidad de crear uno nuevo que responda a las necesidades actuales y es ahí donde empieza nuevamente el ciclo.
En conclusión los documenntos son elaborados, aprobados por una persona autorizada, revisados periódicamente y, cuando no son vigentes, se destruyen y substituyen por otros.
Los documentos "evolucionan" a medida que se van incorporando modificaciones para un mejor funcionamiento de la organización y ello es una de las claves de la mejora continua de la los sistemas de gestión. Por este motivo es fundamental "mantener al día'' la documentación.
Sí, por ejemplo, se establecieran una serie de prácticas a nivel de producto, gestión ambiental o seguridad y salud ocupacional, pero los empleados siguieran usando los documentos antiguos, los resultados no cambiarían de forma significativa para bien, pero seguramente si para mal. Esto es precisamente lo que se pretende evitar cuando las s normas que regulan los sistemas de gestión exigen requisitos frente al control de la documentación. Este requisito es uno de los más temidos en el modelo ISO 9001 ya que suele generar una gran cantidad de trabajo administrativo y burocrático. Además, a la hora de la certificación suele provocar un buen número de no conformidades. Es
imprescindible prohibir el uso de "fotocopias no autorizadas" de cualquier documento del Sistema de gestión.
Un primer paso para satisfacer este requisito consiste en elaborar una pirámide documental, que establece la relación jerárquica entre los diferentes documentos. Así, cuando un documento (por ejemplo un capítulo del Manual) sufre una modificación es fácil detectar los documentos de orden inferior (procedimientos, instrucciones) que deberán adaptarse.
También debería elaborarse una lista de distribución de documentos. De este modo se
proporcionan las versiones actualizadas a las personas estrictamente necesarias y se retiran a la vez los documentos obsoletos9.
Es absolutamente recomendable utilizar aplicaciones informáticas que simplifiquen la realización de estas tareas rutinarias del control de la documentación (aprobación, edición, distribución, retirada de documentos obsoletos, etc.).
También es importante tener un procedimiento documentado que especifique como se van a llevar estos controles en la organización.
retirada de documentos obsoletos, etc.).
