Aunque la documentación no lo es todo para un Sistema de gestión, si es una parte importante, es casi como el esqueleto para el cuerpo de un ser humano, porque le da soporte al sistema, también se podria comparar con la memoria del ser humano, porque alli hay información importante.
Para comprender la estructura documental de una organización es importante reconocer los diferentes tipos de documentos asi como sus definiciones, para tal fin es conveniente que usted consulte la norma ISO 9000: 2005 Y LA GTC ISO 10013
La documentación en una organización permite comunicar disposiciones adoptadas, compartir conocimiento, facilitar la planificación, el control de los procesos y el mejoramiento, entre otros beneficios, por esto es necesario que las empresas generen una serie de documentos que faciliten y agreguen valor durante el desarrollo y seguimiento de sus procesos. Durante la elaboración e implementación de dichos documentos, no se debe perder de vista la documentación externa como normas aplicables a la organización, leyes y otros documentos generados por alguna de sus partes interesadas.
domingo, 27 de abril de 2008
RECONOCER Y APLICAR CONCEPTOS RELACIONADOS CON LA GESTIÒN DOCUMENTAL
DOCUMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CALIDAD.
Esta documentación puede estar compuesta por un Manual de Calidad, procedimientos de aseguramiento de la calidad y operativos, instrucciones de trabajo y especificaciones (Organización Internacional para la Estandarización (ISO). (2000) ISO 10013:2000 Directrices para la documentación delsistema de gestión de la calidad, Suiza).
Los registros no son en sí documentos, sino evidencias que demuestran las actividades realizadas. El Manual de Calidad es un documento general, de aplicación a todas las áreas de la empresa. Constituye un único documento, tanto interno como externo, que puede ser utilizado en labores comerciales y de marketing.
En el Manual de Calidad es habitual incluir: presentación de la empresa; política y objetivos sobre la calidad; organigrama de la organización, y funciones; y disposiciones para conseguir la calidad.
Los procedimientos de aseguramiento de la calidad son documentos que dan respuesta a apartados concretos de la norma, y que desarrollan las pautas fundamentales que se dan el Manual de Calidad.
Por su parte, los procedimientos operativos pueden definirse como documentos que desarrollan las pautas fundamentales que se describen en el Manual de Calidad o en los procedimientos de aseguramiento de la calidad, y que recogen los requisitos exigidos por la operativa de la empresa. En éstos se incluirá además del objeto, alcance, responsabilidades y desarrollo del mismo, los registros que se generan como consecuencia de las actividades descritas.
Una metodología a seguir en el desarrollo de la documentación de un sistema de
Calidad, puede ser la que se describe a continuación:
1. Definir los procedimientos a crear, cubriendo siempre tanto los apartados de la norma
Que se aplique, como las actividades incluidas en el sistema de calidad de la empresa.
2. Asignar los responsables para la elaboración del Manual de Calidad, procedimientos e instrucciones de trabajo, así como aquellos registros de calidad que va utilizar el sistema.
3. Revisar y aprobar los documentos generados, por las autoridades con competencia para ello.
4. Distribuir la documentación aprobada a los implicados en el cumplimiento de ella.
5. La implantación de la documentación generada puede hacerse en paralelo a la generación de dicha documentación, o una vez completada la documentación en su conjunto.
Es por tanto en este momento cuando comienza la implantación del sistema de calidad en la empresa. Estas actividades deben ser coordinadas por el responsable de calidad y por el Comité de Calidad.
Las dificultades que se pueden presentar durante el desarrollo de un sistema de calidad, pueden depender del tamaño de la empresa, del sector de actividad de la misma, etc. Aunque hay problemas comunes como pueden ser los siguientes: falta de disponibilidad del representante de la dirección; trabas de los empleados / operarios para la utilización de procedimientos escritos; poco apoyo de la dirección y de los mandos intermedios; trabas para redactar procedimientos con cierta complejidad técnica (por ejemplo: procedimientos de calibración); revisión y aprobación de los procedimientos sin estudiarlos.
Tomado de: Barrientos Diaz Alejandro, Descripción de la certificación de La SGS de México en la norma ISO
9001:2000
MÀS SOBRE GESTIÒN DOCUMENTAL
Aunque la documentación no lo es todo para un Sistema de gestión, si es una parte importante, es casi como el esqueleto para el cuerpo de un ser humano, porque le da soporte al sistema, también se podria comparar con la memoria del ser humano, porque alli hay información importante.
Para comprender la estructura documental de una organización es importante reconocer los diferentes tipos de documentos asi como sus definiciones, para tal fin es conveniente que usted consulte la norma ISO 9000: 2005 Y LA GTC ISO 10013.
La documentación en una organización permite comunicar disposiciones adoptadas, compartir conocimiento, facilitar la planificación, el control de los procesos y el mejoramiento, entre otros beneficios, por esto es necesario que las empresas generen una serie de documentos que faciliten y agreguen valor durante el desarrollo y seguimiento de sus procesos. Durante la elaboración e implementación de dichos documentos, no se debe perder de vista la documentación externa como normas aplicables a la organización, leyes y otros documentos generados por alguna de sus partes interesadas.
Esta documentación puede estar compuesta por un Manual de Calidad, procedimientos de aseguramiento de la calidad y operativos, instrucciones de trabajo y especificaciones (Organización Internacional para la Estandarización (ISO). (2000) ISO 10013:2000 Directrices para la documentación delsistema de gestión de la calidad, Suiza).
Los registros no son en sí documentos, sino evidencias que demuestran las actividades realizadas. El Manual de Calidad es un documento general, de aplicación a todas las áreas de la empresa. Constituye un único documento, tanto interno como externo, que puede ser utilizado en labores comerciales y de marketing.
En el Manual de Calidad es habitual incluir: presentación de la empresa; política y objetivos sobre la calidad; organigrama de la organización, y funciones; y disposiciones para conseguir la calidad.
Los procedimientos de aseguramiento de la calidad son documentos que dan respuesta a apartados concretos de la norma, y que desarrollan las pautas fundamentales que se dan el Manual de Calidad.
Por su parte, los procedimientos operativos pueden definirse como documentos que desarrollan las pautas fundamentales que se describen en el Manual de Calidad o en los procedimientos de aseguramiento de la calidad, y que recogen los requisitos exigidos por la operativa de la empresa. En éstos se incluirá además del objeto, alcance, responsabilidades y desarrollo del mismo, los registros que se generan como consecuencia de las actividades descritas.
Una metodología a seguir en el desarrollo de la documentación de un sistema de
Calidad, puede ser la que se describe a continuación:
1. Definir los procedimientos a crear, cubriendo siempre tanto los apartados de la norma
Que se aplique, como las actividades incluidas en el sistema de calidad de la empresa.
2. Asignar los responsables para la elaboración del Manual de Calidad, procedimientos e instrucciones de trabajo, así como aquellos registros de calidad que va utilizar el sistema.
3. Revisar y aprobar los documentos generados, por las autoridades con competencia para ello.
4. Distribuir la documentación aprobada a los implicados en el cumplimiento de ella.
5. La implantación de la documentación generada puede hacerse en paralelo a la generación de dicha documentación, o una vez completada la documentación en su conjunto.
Es por tanto en este momento cuando comienza la implantación del sistema de calidad en la empresa. Estas actividades deben ser coordinadas por el responsable de calidad y por el Comité de Calidad.
Las dificultades que se pueden presentar durante el desarrollo de un sistema de calidad, pueden depender del tamaño de la empresa, del sector de actividad de la misma, etc. Aunque hay problemas comunes como pueden ser los siguientes: falta de disponibilidad del representante de la dirección; trabas de los empleados / operarios para la utilización de procedimientos escritos; poco apoyo de la dirección y de los mandos intermedios; trabas para redactar procedimientos con cierta complejidad técnica (por ejemplo: procedimientos de calibración); revisión y aprobación de los procedimientos sin estudiarlos.
Tomado de: Barrientos Diaz Alejandro, Descripción de la certificación de La SGS de México en la norma ISO
9001:2000
MÀS SOBRE GESTIÒN DOCUMENTAL
Aunque la documentación no lo es todo para un Sistema de gestión, si es una parte importante, es casi como el esqueleto para el cuerpo de un ser humano, porque le da soporte al sistema, también se podria comparar con la memoria del ser humano, porque alli hay información importante.
Para comprender la estructura documental de una organización es importante reconocer los diferentes tipos de documentos asi como sus definiciones, para tal fin es conveniente que usted consulte la norma ISO 9000: 2005 Y LA GTC ISO 10013.
La documentación en una organización permite comunicar disposiciones adoptadas, compartir conocimiento, facilitar la planificación, el control de los procesos y el mejoramiento, entre otros beneficios, por esto es necesario que las empresas generen una serie de documentos que faciliten y agreguen valor durante el desarrollo y seguimiento de sus procesos. Durante la elaboración e implementación de dichos documentos, no se debe perder de vista la documentación externa como normas aplicables a la organización, leyes y otros documentos generados por alguna de sus partes interesadas.
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