CARACTERIZACIONES DE PROCESOS

Cualquier organización que quiera adoptar un sistema de gestión debe reconocer la importancia y la necesidad de tener un enfoque por procesos, este enfoque facilitará las actividades correspondientes al establecimiento, documentación, mantenimiento y mejora de cualquier sistema de gestión.

Para aplicar este enfoque es importante empezar por la identificación de los procesos que permiten producir los resultados esperados por la organización, dicha identificación se suele hacer a través de diagramas de flujo o mapas de procesos.

Los mapas de proceso muestran de forma sencilla los procesos con los que cuenta una organización para poder obtener productos o servicios que cumplan con las necesidades de todas las partes interesadas, así mismo señalan , de manera general la interrelación que existe entre estos procesos.
Una vez se tienen identificados los procesos es necesario conocerlos “por dentro” y es para ello que se caracterizan los procesos.
En que consiste una caracterización? Es una herramienta que permite conocer de forma general, y de un solo vistazo, que hace el proceso, que necesita, quien lo hace, que otros procesos se relaciona para cumplir su función y para ello se identifican cada uno de los elementos que componen un proceso.
El grado de detalle de la caracterización varia de acuerdo a la organización y a los sistemas que pretenda apoyar dicha caracterización, asi por ejemplo se podrian definir tres niveles de detalle: básico, medio y alto.

Caracterización Básica: Identifica elementos como: Objetivo, Entradas, salidas, actividades, recursos y responsables.
Caracterizaciones de nivel medio: Identifica los elementos de una caracterización básica y adicionalmente clasifica las actividades de acuerdo al ciclo PHVA, identifica para cada entrada proveedores, para cada salida clientes internos y externos. Menciona documentación relacionada, los requisitos que debe cumplir el proceso, dueño y responsable del proceso e indicadores de gestión.
Caracterizaciones nivel alto: son caracterizaciones que además de llevar los elementos de los niveles anteriores, identifica otros componentes para cumplir con requisitos específicos de dos o más sistemas de gestión, por ejemplo si en la organización se cuenta con un sistema integrado de calidad y ambiental la caracterización fácilmente puede contener los aspectos e impactos propios del proceso. De esta forma se podría encontrar una caracterización que identifique , aspectos, impactos, peligros y riesgos para SISO, actividades de medición y seguimiento, Puntos de control crítico etc.
En conclusión una caracterización muestra aquellas características propias de cada proceso y por tanto permite diferenciar y asu vez relacionar un proceso con otro.
¿Cómo se construye la caracterización de los procesos? La idea es tomar cada uno de los procesos identificados en el mapa y hacer una caracterización por proceso. Dependiendo el nivel de detalle que desee manejar construye un formato que lleve los campos para colocar la información requerida. Es conveniente utilizar un único formato para la caracterización de todos los procesos de la caracterización. Una vez construido el formato diligéncielo, ojala en compañía del dueño de cada proceso, mediante observación del proceso y entrevistas con los responsables.